01Was gilt für mich?
Check: Was gilt für mich?
Das gilt für dich (allgemein, ohne Einzelfallprüfung)
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02Empfangen, ausstellen oder keins von beidem?
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Muss ich E-Rechnungen empfangen können?
JaDas Bundesfinanzministerium (BMF) schreibt: Kleinunternehmer sind von der Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, müssen aber in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Seit dem 1. Januar 2025 muss ein Unternehmen den Empfang sicherstellen. Quellen: BMF-FAQ E-Rechnung, Frage 12 und Frage 8; BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Abschnitt 14.1 Abs. 5 (gilt ausdrücklich auch für Empfänger nach § 19 UStG).
Wie das geht, steht in Abschnitt 3.
Muss ich E-Rechnungen ausstellen?
NeinAls Kleinunternehmer nicht. Eine Rechnung über Umsätze, die nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind, kann abweichend von § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG immer als sonstige Rechnung übermittelt werden. Quellen: § 34a Satz 4 UStDV; BMF-FAQ, Frage 4.
Du darfst trotzdem wählen. Rechnungen von Kleinunternehmern können immer als Papierrechnung oder mit Zustimmung des Empfängers in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden. Eine E-Rechnung ist unter den übrigen Voraussetzungen immer ohne Zustimmung des Empfängers möglich. Quelle: BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Abschnitt 14.7a Abs. 3.
Die Ausnahme gilt, solange die Kleinunternehmerregelung gilt. Wechselt ein Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung, ist er unter den übrigen Voraussetzungen ab diesem Zeitpunkt auch zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet. Quelle: BMF-FAQ, Frage 4.
Was ist überhaupt eine E-Rechnung? Zählt ein PDF?
WichtigEine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, die eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF-Dokument fällt nicht darunter, weil es kein strukturiertes Format hat. Quellen: § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG; BMF-FAQ, Frage 2.
Als Formate nennt das BMF XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL). Quelle: BMF-FAQ, Frage 7.
Gilt das auch für Kleinbeträge und Privatkunden?
Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, können immer als sonstige Rechnung übermittelt werden. Quelle: § 33 Satz 1 und 4 UStDV.
Bei Rechnungen an private Endverbraucher gelten die Regeln zur verpflichtenden E-Rechnung nicht. Eine E-Rechnung kann dort nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers verwendet werden. Quellen: BMF-FAQ, Frage 4; BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Abschnitt 14.1 Abs. 6 Satz 5.
Ab wann gilt die Ausstellungspflicht für andere Unternehmen?
Für Umsätze, die bis zum 31. Dezember 2026 ausgeführt werden, darf jeder Rechnungsaussteller statt einer E-Rechnung eine Papierrechnung verwenden. Für Umsätze ab 2027 gilt die Übergangsfrist nur noch für Aussteller mit einem Vorjahres-Gesamtumsatz bis 800.000 Euro, sie endet für Umsätze bis zum 31. Dezember 2027. Daraus ergibt sich: Die Ausstellungspflicht beginnt ab 2027 für Aussteller über 800.000 Euro Vorjahresumsatz und ab 2028 für alle anderen. Diese Jahreszahlen sind aus den Fristen abgeleitet, im Gesetz stehen die Fristenden. Quellen: § 27 Abs. 38 Nr. 1 und 2 UStG; BMF-FAQ, Frage 11.
Für Kleinunternehmer ändert das nach der Quellenlage nichts, solange die Kleinunternehmerregelung gilt (siehe oben).
Gibt es den Fall „keins von beidem“?
Nach den Quellen oben nicht (Schlussfolgerung aus den Quellen): Der Empfang gilt für inländische Unternehmer, auch für Kleinunternehmer. Nur das Ausstellen entfällt für Kleinunternehmer. Wer nur Rechnungen an Privatkunden schreibt, muss nichts als E-Rechnung ausstellen, braucht für Rechnungen von Lieferanten aber den Empfangsweg aus Abschnitt 3. Quellen: BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Abschnitt 14.1 Abs. 5; BMF-FAQ, Frage 4.
03Empfang einrichten: ein E-Mail-Postfach genügt
Für den Empfang reicht bereits ein E-Mail-Postfach aus. Ein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht erforderlich. Quellen: BMF-FAQ, Frage 8; BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Abschnitt 14.1 Abs. 5.
- Du kannst Lieferanten deine bestehende Geschäfts-E-Mail-Adresse für Rechnungen nennen (praktischer Hinweis, ohne eigene Quelle).
- Speichere eingehende Rechnungsdateien, ohne sie zu verändern (siehe Abschnitt 4).
- Eine Rechnung als einfaches PDF ist keine E-Rechnung. Eine XML-Datei im Format XRechnung oder ein PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten nach ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL) ist eine. Quelle: BMF-FAQ, Frage 2 und 7.
04Aufbewahren: XML wie empfangen, 8 Jahre
Dauer: Der Unternehmer hat alle Rechnungen, die er erhalten hat, acht Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Das gilt seit dem 1. Januar 2025 (zuvor zehn Jahre). Quellen: § 14b Abs. 1 UStG in der Fassung des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes (BGBl. 2024 I Nr. 323); § 147 Abs. 3 AO; BMF-FAQ, Frage 13.
Form: Bei einer E-Rechnung ist zumindest der strukturierte Teil (die XML-Datei) so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Eingehende Rechnungen sind in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden. Quellen: BMF-FAQ, Frage 13; GoBD-Änderung vom 14.07.2025, Rn. 119 und 131.
Rechenbeispiel: Eine Rechnung vom 12. März 2026 fällt in das Kalenderjahr 2026; die Frist beginnt mit dem Ende dieses Jahres und läuft damit bis zum 31. Dezember 2034.
Für andere Unterlagen (zum Beispiel Bücher und Jahresabschlüsse) nennt § 147 Abs. 3 AO andere Fristen. Dazu gibt dir ein Steuerberater Auskunft.
05Haftungsausschluss
Diese Seite ist eine allgemeine Information und keine Steuerberatung im Sinne des § 5 StBerG. Sie berücksichtigt keine Umstände des Einzelfalls. Rechtsstand und Quellenprüfung: Oktober 2026. Gesetze und BMF-Schreiben können sich ändern; maßgeblich sind die verlinkten Originaltexte.